Padronização de processos: por que é importante para seu negócio?

Padronizar um processo de uma empresa é criar um modelo que deve ser seguido pelos colaboradores sempre que aquele procedimento tiver que ser colocado em prática. Essa ação de criar um padrão para os processos está se tornando cada vez mais comuns nos negócios, já que ela organiza os procedimentos e consegue colaborar com a melhora de resultados.

Caso você ainda não realize a padronização de processos em sua instituição, continue lendo este post para descobrir o porquê ela é tão importante para sua empresa e como realizá-la em seu cotidiano.

Por que fazer a padronização de processos

Para padronizar um processo, a equipe responsável pela tarefa precisa definir o objetivo do procedimento em questão, quais são suas etapas e informar seus detalhes, quais ferramentas devem ser utilizadas e os profissionais encarregados por cada ação.

A padronização de um processo também tem que deixar claro a duração de cada etapa e quais são os resultados esperados com a realização do procedimento. Ou seja, a criação de um padrão organiza os processos da empresa e serve como um guia para os colaboradores.

Por isso, a padronização consegue fornecer esses 3 benefícios principais para sua instituição:

Melhora a atuação das equipes

Ter um modelo para cada processo é excelente, porque assim todos os profissionais sabem o que devem fazer nos processos e de que forma executar as atividades. Dessa maneira, a qualidade dos serviços melhora e as falhas dos colaboradores são reduzidas, já que eles sabem exatamente quais são suas responsabilidades.

A produtividade dos profissionais também aumenta, porque a padronização otimiza os processos. E, caso novos colaboradores sejam contratados, fazer o treinamento deles passa a ser mais fácil, porque já haverá materiais prontos na empresa para ajudar com a capacitação.

Reduz custos

Além disso, a padronização de processos colabora com a redução de custos da empresa. Afinal, ela aumenta a produtividade das equipes e diminui as falhas nos procedimentos. Como os padrões ainda otimizam cada etapa dos processos, é possível eliminar desperdícios e reduzir mais uma vez os gastos do negócio.

Aumenta a satisfação dos clientes

A qualidade dos processos aumenta quando eles são padronizados, já que os procedimentos são organizados e os profissionais executam corretamente suas tarefas. Então, os produtos e serviços realizados pela empresa também passam a ser melhores. Com o aprimoramento da atuação da empresa, os clientes ficam mais satisfeitos.

Ter consumidores contentes com sua instituição é sempre interessante, porque eles continuam adquirindo seus serviços ou mercadorias e ainda podem falar bem da marca para terceiros.

Como um sistema de gestão pode ajudar

Uma forma de facilitar e aprimorar a padronização de processos é implementando um sistema de gestão, ou ERP (Enterprise Resource Planning), em sua empresa. Essa ferramenta é excelente para simplificar a criação de padrões em processos, porque ela integra todas as informações do negócio.

Dessa forma, é mais fácil mapear os processos para saber exatamente quais são suas etapas, quais gargalos possuem e como eles deveriam estar sendo realizados. Após definir o objetivo, as fases, equipamentos e profissionais envolvidos em cada processo, o ERP também possibilita que os procedimentos sejam automatizados.

Assim, ele aumenta a agilidade da empresa no dia a dia e diminui as chances de haver erros. Por isso, é fundamental adquirir um sistema de gestão que ajude suas equipes a realizar as padronizações.

Agora que você sabe o porquê a padronização de processos é tão importante, entre em contato conosco para conhecer bons modelos de ERP que podem auxiliar seu negócio na realização dessa tarefa.