Com a palavra o cliente Klabin
A Klabin precisava substituir o sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) para o controle de documentos digitais que não estava atendendo as necessidades específicas da área de engenharia.
Fazendo uma busca por soluções no mercado, o DMS (Document Management System) da SAP complementado pela solução desenvolvida pela Megawork foi à solução mais apropriada, pois além do controle de documentos está sendo realizando todo o controle de workflow envolvendo usuários, parceiros e fornecedores. Além disso, os documentos estão centralizados numa única base de dados, que facilita a busca por informações e sem a necessidade de integração com outros sistemas.
- Base de dados única
- Rastreabilidade dos processos
- Confiabilidade das informações
- Maior controle das alterações dos documentos
- Aumento da produtividade
- Integrado nativamente ao ERP
- Processos mais simples e ágeis
- Emissão de relatórios gerenciais
Analisando as soluções de mercado, concluímos que a Megawork possuía o know how de ter implementado soluções com requisitos muito parecidos com as necessidades da Klabin, apresentando cases de sucessos interessantes, tanto na nossa área como em outros segmentos, tendo também um ótimo custo x benefício, facilitando a escolha pela consultoria.
Como diferencial destaco o conhecimento de negócio, no caso, engenharia, que colaborou com o andamento e evolução do projeto, tornando-o mais produtivo, comenta Márcio Luiz Pinkowski, Diretor de Tecnologia da Klabin.
A Klabin, maior produtora e exportadora de papéis do Brasil, é líder na produção de papéis e cartões para embalagens, embalagens de papelão ondulado, sacos industriais e madeira em toras. Fundada em 1899, possui atualmente 14 unidades industriais no Brasil e uma na Argentina. Está organizada em três unidades de negócios: Florestal, Papéis (papel cartão, papel kraft e reciclados) e Conversão (papelão ondulado e sacos industriais).
O DMS (Document Management Systems) é um componente (cross application) nativo do sistema SAP que oferece funcionalidades robustas de armazenamento e controle de documentação eletrônica, contendo um servidor separado para armazenamento (content server) que pode ser instalado sobre sistemas baseados em Windows ou Unix (AIX, HP-UX, Linux e Solaris). Algumas funcionalidades do SAP DMS:
• Armazenamento seguro de documentos; • Funcionalidade de check-in/check-out; • Classificação de documentos por características próprias; • Ligação de documentos com outros objetos SAP; • Integração com aplicações Microsoft® Office para edição de documentos; • Restrição de acesso aos documentos, via perfis; • Controle de versão e partes de documentos; • Ferramenta de visualização de desenhos (ex.: CAD) com opção de redlining (comentários).
Além disso, a solução desenvolvida pela Megawork permite a adequação dos processos de gerenciamento de documentos de engenharia, dentro do sistema SAP DMS, garantindo rastreabilidade de solicitações, comunicações e aprovações de projetos e documentos, além da integração dos documentos técnicos e processos com os objetos SAP (PEPs, Notas de Manutenção, Locais de Instalação e Equipamento/Material).
Após a definição da solução SAP DMS como ferramenta de gestão de documentos e workflow, foi feito um levantamento de processos realizando o Blue Print da área de engenharia da Klabin, entendendo melhor os requisitos necessários formatando o escopo do projeto. Após esse trabalho, foi realizado a implementação, centralizando numa única base de dados todos os documentos pertinentes da área. Atualmente são mais de 200 mil documentos que estão sendo administrados e manipulados diariamente na base DMS SAP conforme a necessidade da área de engenharia.
Durante o projeto, a Megawork buscou atender todas as solicitações feitas pelos usuários da Klabin sem comprometer o prazo de entrega. A sinergia entre as equipes colaborou com o bom andamento das atividades, pois os próprios usuários tiveram participação ativa, valorizando ainda mais a solução implementada. Para a 2ª fase do projeto, o workflow será inserido, envolvendo parceiros de engenharia que após a aprovação dos usuários da Klabin, terão os documentos automaticamente liberados na base do DMS na versão atualizada, facilitando a busca dos mesmos e rastreabilidade das informações.
Por que a Megawork?
“Analisando as soluções de mercado, concluímos que a Megawork possuía o know how de ter implementado soluções com requisitos muito parecidos com as necessidades da Klabin.”
Márcio Luiz Pinkowski – Diretor de Tecnologia Klabin